Victor Deakins Blog

Histórico da Apostila de Haia e o Contexto Internacional Antes de Sua Implementação nas Exigências de Legalização Estrangeiras

Histórico da Apostila de Haia e o Contexto Internacional Antes de Sua Implementação nas Exigências de Legalização de Atos Públicos e Privados Estrangeiros

A Apostila de Haia, denominada oficialmente como a Convenção Relativa à Supressão da Exigência de Legalização dos Atos Públicos e Privados Estrangeiros, constitui um marco essencial na simplificação do reconhecimento de documentos entre os países signatários. Esse tratado, adotado em 1961, consolidou-se como uma solução eficaz para as complexidades burocráticas que predominavam até então. Para compreender plenamente sua relevância, torna-se imprescindível revisitar o cenário internacional que precedeu sua implementação, analisando as práticas de autenticação documental vigentes desde o início do século XX, bem como os esforços diplomáticos que culminaram em sua assinatura.

O Reconhecimento Internacional de Documentos no Início do Século XX

No início do século XX, o processo de reconhecimento de documentos entre diferentes países era caracterizado por extrema burocracia e por procedimentos excessivamente demorados. A validação de atos públicos estrangeiros — como certidões de nascimento, diplomas acadêmicos e registros comerciais — dependia de um processo denominado legalização consular, que envolvia uma série de autenticações realizadas por diversas autoridades administrativas e diplomáticas.

Legalização Interna: Inicialmente, o documento precisava ser autenticado por uma autoridade competente no país de origem, como cartórios, ministérios ou tribunais.
Legalização pelo Ministério das Relações Exteriores: Após a autenticação inicial, o documento era submetido ao Ministério das Relações Exteriores do país de origem para validação oficial.
Legalização Consular: Por fim, o documento era encaminhado ao consulado ou à embaixada do país de destino para uma última validação, garantindo sua legitimidade internacional.

Esse procedimento não apenas era oneroso, frequentemente exigindo semanas ou até meses para ser concluído, como também implicava altos custos e um risco considerável de erros administrativos. Ademais, as interpretações divergentes das normativas locais frequentemente resultavam em inconsistências, intensificando os desafios enfrentados por indivíduos e empresas.

O Cenário Internacional e as Demandas por Simplificação

A crescente interdependência entre as nações, intensificada pela globalização do comércio e pela maior mobilidade de pessoas, evidenciou a necessidade de simplificar os processos de autenticação de documentos. Ao longo das primeiras décadas do século XX, os desafios decorrentes da burocracia excessiva começaram a ser abordados por organismos internacionais e por iniciativas regionais.

A Liga das Nações (1920-1946)

Durante o funcionamento da Liga das Nações, algumas discussões foram realizadas sobre a uniformização de procedimentos legais. Contudo, essas iniciativas não resultaram em medidas concretas para a simplificação da legalização de documentos públicos.

A Convenção de Genebra sobre Direito Comercial (1930)

Esse tratado internacional buscou promover maior padronização no reconhecimento de contratos e documentos comerciais, mas não abordou diretamente a autenticação documental.

A Reorganização Pós-Guerra e as Nações Unidas

Após a Segunda Guerra Mundial, a criação das Nações Unidas e de suas agências especializadas, como a UNESCO e a Comissão de Direito Internacional, fomentou um ambiente mais favorável à cooperação jurídica internacional. Entre os diversos temas discutidos, destacou-se a necessidade de instituir mecanismos que facilitassem o reconhecimento de documentos entre jurisdições.

Os Primeiros Passos para a Criação de um Sistema Unificado

A década de 1950 foi marcada por avanços substanciais nos esforços para simplificar a autenticação internacional de documentos. Juristas e diplomatas europeus desempenharam um papel crucial na formulação dos princípios que culminariam na Convenção de Haia.

O Papel da Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (HCCH)

Estabelecida em 1893, a Conferência da Haia de Direito Internacional Privado consolidou-se como o principal fórum para a harmonização de normas jurídicas internacionais. No período pós-guerra, as reuniões da HCCH enfatizaram a necessidade de substituir o complexo sistema de legalização consular por um mecanismo mais eficiente.

Consultas Regionais e Internacionais

Representantes de diversas nações participaram de consultas que buscaram equilibrar a soberania nacional com a necessidade de cooperação internacional. Entre os principais objetivos dessas discussões estavam a criação de um sistema padronizado e a redução das barreiras burocráticas ao reconhecimento de documentos públicos.

O Cenário Global em 1961 e a Assinatura da Convenção

A Convenção da Haia sobre a Apostila foi assinada em 5 de outubro de 1961, em um contexto global marcado por intensas trocas econômicas, culturais e jurídicas. Seus principais objetivos incluíam:

Eliminar a necessidade de legalização consular: Simplificando o processo de reconhecimento de documentos entre os países signatários.
Estabelecer um formato padronizado de autenticação: A Apostila de Haia passou a ser o único requisito necessário para validar documentos públicos entre as nações aderentes.
Reduzir custos e prazos: Tornando o processo mais acessível e ágil para governos, empresas e indivíduos.

Considerações Finais

A entrada em vigor da Convenção da Apostila de Haia representou uma transformação significativa no direito internacional, substituindo procedimentos arcaicos por um sistema prático e amplamente aceito. A análise histórica demonstra que sua criação foi impulsionada por décadas de esforços diplomáticos e pela crescente demanda por maior integração global.

Atualmente, o sistema de apostilamento desempenha um papel indispensável na facilitação das relações jurídicas e administrativas entre os países signatários, consolidando-se como um exemplo emblemático de cooperação internacional bem-sucedida.

DÚVIDAS:

PERGUNTA 1: O QUE É A APOSTILA E QUANDO ELA É NECESSÁRIA?

A Apostila é um certificado que autentica a origem de um documento público, como certidões de nascimento, casamento, óbito, sentenças judiciais, certificados de registro e autenticações. O modelo da Apostila pode ser consultado no início deste folheto.

As Apostilas são emitidas exclusivamente para documentos públicos originados em países signatários da Convenção da Apostila e destinados a uso em outros países também membros dessa Convenção.

Quando você precisará da Apostila?

Você precisará da Apostila caso atenda a todos os seguintes requisitos:

· O país onde o documento foi emitido (origem) seja parte da Convenção da Apostila;

· O país onde o documento será utilizado (destino) seja parte da Convenção da Apostila;

· O documento em questão seja considerado um documento público, conforme a legislação do país de origem;

· O país de destino exija a Apostila para que o documento seja reconhecido como um documento público estrangeiro.

É importante ressaltar que a Apostila nunca poderá ser utilizada para o reconhecimento de um documento no país onde ele foi emitido (origem). As Apostilas são exclusivas para o uso de documentos no exterior!

Além disso, a Apostila não será necessária nos seguintes casos:

Quando a legislação, os regulamentos ou as práticas vigentes no país de destino tenham abolido ou simplificado a exigência da Apostila;

Quando o documento for dispensado de qualquer formalidade de legalização em razão de outro tratado ou acordo em vigor entre o país de origem e o país de destino (por exemplo, outra Convenção de Haia que elimine a necessidade de legalização ou formalidades equivalentes, incluindo a Apostila).

Caso tenha dúvidas, entre em contato com as autoridades competentes do país de destino para confirmar a necessidade da Apostila.

PERGUNTA 2: EM QUAIS PAÍSES SE APLICA A CONVENÇÃO DA APOSTILA?

A Convenção da Apostila aplica-se exclusivamente quando o país onde o documento público foi emitido (origem) e o país onde ele será utilizado (destino) são partes da Convenção. Na seção “Apostila” do site oficial da Convenção da Haia, você encontrará uma lista completa e atualizada dos países onde a Convenção é aplicada ou será aplicada em breve. Consulte o link: “Tabela atualizada de membros da Convenção da Apostila – https://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/apostila-da-haia/paises-signatarios/

A tabela de membros da Convenção da Apostila é dividida em duas partes:

Países que são membros da Convenção da Apostila e também da Conferência da Haia.
Países que aderiram à Convenção da Apostila, mas não são membros da Conferência da Haia.

Portanto, um país não precisa ser membro da Conferência da Haia para fazer parte da Convenção da Apostila.

Ao consultar a tabela atualizada de membros, lembre-se dos seguintes pontos importantes:

Verifique a origem e o destino: Certifique-se de que tanto o país onde o documento foi emitido quanto o país onde ele será utilizado sejam membros da Convenção.
Parte da tabela não altera a aplicação: Não importa se o país está listado na primeira ou na segunda parte da tabela — a Convenção aplica-se de forma idêntica a todos os membros, sejam ou não membros da Conferência da Haia.
Data de entrada em vigor (VIG): Verifique a data de entrada em vigor da Convenção para ambos os países. Somente após essa data o país de origem poderá expedir a Apostila, e o país de destino poderá aceitá-la. A data pode ser localizada na coluna intitulada “VIG”.
Modos de adesão à Convenção: Os países podem participar da Convenção de diferentes formas (ratificação, adesão, sucessão ou continuação). Essas diferenças não afetam a maneira como a Convenção é aplicada.
Objeções à adesão de países: Caso um dos países tenha aderido à Convenção, verifique se o outro país não apresentou objeções a essa adesão. Consulte a coluna intitulada “Tipo” e, se houver um link denominado “A”, clique nele para verificar se há objeções registradas.
Aplicação territorial: Para saber se a Convenção se aplica a todo o território do país de destino ou apenas a regiões específicas, consulte as colunas intituladas “Ext” e “Res/D/N”. Se houver links disponíveis, clique neles para acessar informações detalhadas.

PERGUNTA 3: O QUE DEVO FAZER SE O PAÍS ONDE O DOCUMENTO PÚBLICO FOI EMITIDO (PAÍS EMISSOR) OU O PAÍS ONDE ELE SERÁ UTILIZADO (PAÍS DESTINATÁRIO) NÃO FOR SIGNATÁRIO DA CONVENÇÃO DA APOSTILA?

Se o documento público foi emitido ou será utilizado em um país que não é parte da Convenção da Apostila, recomenda-se entrar em contato com a embaixada ou o consulado do país de destino para obter informações sobre as alternativas disponíveis para a autenticação do documento.

Em caso de dúvidas adicionais, o Secretariado Permanente está à disposição para oferecer suporte e orientações.

PERGUNTA 4: A QUAIS DOCUMENTOS SE APLICA A CONVENÇÃO DA APOSTILA?

A Convenção da Apostila aplica-se exclusivamente a documentos públicos. A definição sobre a natureza pública de um documento é determinada pela legislação local do país emissor. Em geral, a Convenção é aplicada a uma ampla variedade de documentos.

A maioria das Apostilas é emitida para documentos administrativos, tais como:

Certidões de nascimento, casamento e óbito;
Documentos provenientes de autoridades ou funcionários de Tribunais ou Comissões;
Registros comerciais e outros tipos de registros;
Patentes;
Atas e reconhecimentos de firma;
Diplomas escolares, universitários e outros títulos acadêmicos emitidos por instituições públicas.

No entanto, a Convenção da Apostila não se aplica aos seguintes casos:

Documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares;
Determinados documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias.

PERGUNTA 5: ONDE POSSO OBTER A APOSTILA?

· Cada país membro da Convenção da Apostila é obrigado a designar uma ou mais autoridades habilitadas para emitir Apostilas, conhecidas como Autoridades Competentes. Apenas essas autoridades estão autorizadas a expedir o certificado de Apostila para documentos públicos.

· A lista das Autoridades Competentes designadas por cada país membro está disponível na seção “Apostila” do site da Conferência da Haia.

· Em alguns países, há apenas uma Autoridade Competente responsável por emitir Apostilas. Em outros, diversas autoridades são designadas, seja para assegurar que diferentes regiões do país sejam atendidas, seja porque distintas instituições governamentais têm competências sobre diferentes tipos de documentos públicos. Em sistemas federais, por exemplo, o governo federal pode ser responsável pela autenticação de determinados documentos, enquanto governos estaduais ou locais podem ser responsáveis por outros.

· Se o país designou várias Autoridades Competentes, é importante verificar qual delas é responsável pelo tipo de documento público para o qual você está solicitando a Apostila.

· Na maioria dos casos, as Apostilas são emitidas no mesmo dia da solicitação.

· A seção “Apostila” do site da Conferência da Haia também disponibiliza informações de contato da maioria das Autoridades Competentes, incluindo links para seus respectivos sites, caso estejam disponíveis.

PERGUNTA 6: O QUE DEVO SABER ANTES DE SOLICITAR A APOSTILA?

Antes de se dirigir à Autoridade Competente para solicitar a expedição da Apostila, leve em consideração as seguintes questões:

A Convenção da Apostila se aplica tanto ao país que emitiu o documento público (país de origem) quanto ao país onde ele será utilizado (país destinatário)?
Se o país que emitiu o documento público designou várias Autoridades Competentes, qual delas é responsável por expedir minha Apostila?
Meu documento público é elegível para obter a Apostila? (Exemplo: O documento é considerado público de acordo com a legislação do país emissor?)
Posso solicitar a Apostila pelo correio ou é necessário comparecer pessoalmente? (Essa informação é essencial caso você resida em um país diferente daquele onde o documento público foi emitido.)
Se tenho vários documentos, precisarei de uma Apostila para cada um deles?
Há outros documentos ou informações adicionais que preciso apresentar para obter a Apostila? (Exemplo: Carteira de identidade ou comprovante de envio, no caso de solicitações por correio.)
Qual é o custo para obter a Apostila e quais formas de pagamento estão disponíveis?
Quanto tempo é necessário para a emissão da Apostila?

PERGUNTA 7: QUANTO CUSTA A APOSTILA?

A Convenção da Apostila não estabelece normas sobre os custos para a emissão do certificado. Muitas Autoridades Competentes cobram taxas pela emissão da Apostila, e esses valores podem variar de acordo com o país.

Para obter informações detalhadas sobre os custos aplicados em cada país, consulte a seção “Apostila” no site oficial da Convenção da Haia.

PERGUNTA 8: TODAS AS APOSTILAS POSSUEM A MESMA APARÊNCIA?

Não. Embora a Convenção da Apostila forneça um modelo no anexo, que deve ser seguido na medida do possível, as Apostilas podem apresentar pequenas variações de aparência.

O modelo de Apostila, conforme estipulado na Convenção, deve incluir:

A identificação como “Apostille”, utilizando o termo em francês;
O título da Convenção em francês: “Convention de La Haye du 5 octobre 1961”;
Os 10 termos padronizados (do país até a assinatura).

Além disso, a Apostila pode conter informações adicionais, como:

Detalhes complementares sobre o documento público ao qual se refere;
Indicação do efeito limitado da Apostila (exemplo: ela apenas certifica a origem do documento mencionado);
Disponibilização de um meio eletrônico (como um site) para verificação da autenticidade da Apostila;
Esclarecimento de que a Apostila não pode ser utilizada no país onde foi emitida (país de origem).

Essas informações adicionais, no entanto, devem ser apresentadas fora do modelo padrão de Apostila, que contém exclusivamente os 10 termos obrigatórios.

PERGUNTA 9: COMO AS APOSTILAS SÃO ANEXADAS AOS DOCUMENTOS PÚBLICOS?

A Apostila pode ser colocada diretamente sobre o documento público ou anexada a ele por meio de um apenso. Existem diversas formas de anexar a Apostila ao documento, como selos, etiquetas adesivas ou carimbos.

Quando a Apostila é anexada por meio de um apenso, este pode ser fixado ao documento público utilizando métodos variados, como cola, grampos, fitas ou lacres. Embora a Convenção permita o uso desses métodos, recomenda-se que as Autoridades Competentes adotem formas mais seguras de fixação, a fim de garantir a integridade e a autenticidade da Apostila.

É fundamental que a Apostila nunca seja separada ou descolada do documento público ou do apenso, independentemente da forma como foi anexada.

Por fim, é importante destacar que o fato de a Apostila não estar anexada diretamente ao documento público não constitui motivo para recusa por parte do país destinatário.

PERGUNTA 10: QUAIS SÃO OS EFEITOS DAS APOSTILAS?

A Apostila tem como única finalidade certificar a origem de um documento público. Isso significa que ela atesta:

A autenticidade da assinatura (reconhecimento de firma) da pessoa ou autoridade que assinou ou carimbou o documento;
A competência da autoridade para realizar tal ato.

A Apostila não certifica o conteúdo do documento público e nunca deve ser utilizada para o reconhecimento de um documento no país em que foi emitida. Assim, as Apostilas são destinadas exclusivamente para o uso de documentos públicos no exterior.

Cabe ao país destinatário decidir sobre a relevância ou aceitação dos documentos acompanhados de uma Apostila. No entanto, é importante ressaltar que a Apostila certifica apenas a origem do documento, e não o seu conteúdo.

PERGUNTA 11: APÓS OBTER A APOSTILA, É NECESSÁRIO REALIZAR MAIS ALGUM PROCEDIMENTO PARA COMPROVAR A AUTENTICIDADE DO DOCUMENTO PÚBLICO?

Não. A Apostila emitida por uma Autoridade Competente é suficiente para atestar a autenticidade do documento público, de acordo com as disposições da Convenção da Apostila.

PERGUNTA 12: O QUE DEVO SUGERIR CASO O DESTINATÁRIO (PAÍS DE DESTINO) DESEJE VERIFICAR A AUTENTICIDADE DA APOSTILA?

Cada Autoridade Competente é responsável por manter registros que contenham a data e o número de cada Apostila emitida, além de informações sobre a pessoa ou a autoridade que assinou ou carimbou o documento público.

Se o país destinatário desejar verificar a autenticidade da Apostila, é possível entrar em contato diretamente com a Autoridade Competente que a emitiu, para confirmar se as informações presentes na Apostila coincidem com o registro oficial do país emissor.

Na seção “Apostila” do site oficial da Convenção da Haia, estão disponíveis os contatos das Autoridades Competentes, incluindo telefone, site e, em muitos casos, acesso a registros eletrônicos online (e-Registros).

Sobre os e-Registros

Diversas Autoridades Competentes utilizam sistemas de registros eletrônicos online, que permitem verificar a autenticidade de uma Apostila de forma prática, por meio de uma busca simples. Esses sistemas agilizam o processo de confirmação, eliminando a necessidade de responder a e-mails ou telefonemas. Caso a Autoridade Competente utilize o sistema de e-Registros, o link para acesso estará indicado diretamente na Apostila emitida.

Nota Importante

O Secretariado Permanente oferece suporte aos Estados contratantes para assegurar a implementação eficiente e o funcionamento prático da Convenção da Apostila. Contudo, o Secretariado:

Não emite Apostilas;
Não mantém registros de Apostilas emitidas;
Não possui cópias de Apostilas ou de documentos públicos autenticados.

PERGUNTA 13: AS APOSTILAS PODEM SER RECUSADAS NO PAÍS EM QUE SERÃO UTILIZADAS (DESTINO)?

As Apostilas que cumpram os requisitos estabelecidos pela Convenção da Apostila devem ser reconhecidas pelo país destinatário.

No entanto, as Apostilas podem ser recusadas apenas nos seguintes casos:

Origem não comprovada: Quando as informações constantes na Apostila não puderem ser verificadas nos registros da Autoridade Competente que supostamente a emitiu;
Desconformidade significativa com o modelo da Convenção: Quando o documento apresentado diferir substancialmente do modelo anexado à Convenção.

Embora seja exigido que as Apostilas sigam, na medida do possível, o modelo definido na Convenção, é importante observar que as Apostilas emitidas por diferentes Autoridades Competentes podem variar em aspectos como design, tamanho, cor e inclusão de elementos adicionais fora do modelo padrão. Essas variações de aparência não constituem motivos válidos para a recusa de uma Apostila pelo país destinatário.

Por outro lado, os “Certificados de Apostila” emitidos por países que não são partes da Convenção devem ser recusados por todos os Estados signatários, pois são contrários às disposições da Convenção da Apostila.

PERGUNTA 14: O QUE SÃO AS APOSTILAS ELETRÔNICAS E OS REGISTROS ELETRÔNICOS DE APOSTILAS?

A Convenção da Apostila permite que as Autoridades Competentes emitam Apostilas eletrônicas (e-Apostilas) e mantenham registros eletrônicos (e-Registros).

Diversas Autoridades Competentes estão em processo de desenvolvimento e implementação de sistemas para a emissão de e-Apostilas e manutenção de e-Registros, conforme as orientações do Secretariado Permanente, no âmbito do Programa Piloto de Apostilas Eletrônicas (e-APP).

Essas inovações visam modernizar e simplificar o processo de autenticação de documentos públicos, garantindo maior eficiência e segurança na verificação das Apostilas.

Para obter mais informações sobre o e-APP ou verificar se determinada Autoridade Competente emite e-Apostilas ou possui e-Registros, consulte o site oficial do programa e-APP.

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